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Scritto Mercoledì 18 ottobre 2017 alle 16:20

Gestione documentale per le aziende: ecco perché ne vale la pena

Abbiamo chiesto di spiegarci più chiaramente le considerazioni da fare e i vantaggi della scelta di implementare un sistema di gestione documentale agli esperti di Datasis.it, un'azienda italiana specializzata nello sviluppo di sistemi software di questo tipo. La mole di documentazione che viene normalmente prodotta ogni giorno da qualsiasi azienda è sempre considerevole; include infatti carte di genere fiscale, promozionale, commerciale, o perfino di semplice utilizzo interno. Di fronte ad una tale massa di documenti, l'utilizzo dei sistemi di gestione documentale diventa la via più semplice per poter consultare rapidamente e con semplicità tutte le informazioni, recuperando dall'archivio qualsiasi file digitale come necessario per poter svolgere al meglio tutti i necessari processi di lavoro.


1: Le dimensioni dell'azienda Come abbiamo detto, qualsiasi realtà aziendale ha una massiccia produzione di documenti. Com'è ovvio, tuttavia, il reale volume documentale è una funzione diretta delle dimensioni dell'azienda stessa; e altrettanto naturalmente un buon sistema di gestione documentale deve essere progettato proprio in funzione dell'effettivo flusso di produzione di carte e documenti dell'azienda, che potrebbe senza difficoltà raggiungere anche decine di migliaia di pagine su base annuale. Volumi di questo genere, infatti, generano una serie di istanze relative alla sicurezza e alle modalità di acquisizione dei documenti delle quali è necessario tenere conto in fase di progettazione, anche in vista del tipo di utilizzo che ogni utente dovrà fare del sistema stesso.


2: Le funzioni del sistema di gestione Le funzioni che un sistema di gestione documentale deve svolgere sono l'acquisizione, l'immagazzinamento, l'indicizzazione e il recupero di tutti i documenti prodotti dall'azienda. Tale recupero deve poter essere effettuato in qualsiasi momento e spesso da locazioni sia interne che remote; questo, naturalmente, è reso possibile non soltanto dal software utilizzato, ma anche da una serie di apparati hardware che lavorano in concerto. Fra questi si contano non soltanto i sistemi di archiviazione che immagazzinano fisicamente i dati, ma anche gli apparati di scansione e digitalizzazione dei documenti cartacei che permettono di trasformarli in file informatici.


3: i vantaggi dell'implementazione della gestione documentale
I vantaggi della gestione documentale sono non soltanto considerevoli, ma rilevabili fin dalla prima implementazione nei processi aziendali. Il principale, con ogni probabilità, è la possibilità di inserire in un unico archivio digitalizzato tutta la massa documentale prodotta dall'azienda. Questo permette il recupero di qualsiasi documento inserito nel sistema in maniera estremamente rapida e semplice, ma allo stesso tempo rende possibile un'indicizzazione estremamente precisa e specifica, tanto da poter distinguere i privilegi di accesso ad ogni file per ogni singolo utente. Tutto questo, inoltre, viene svolto in un regime di fortissimo abbattimento dei costi, dato che non è più necessario dedicare personale specifico a tutte le funzioni di archivio.
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